نقش BPMS در اتوماسیون فرآیندهای مالی
فرآیندهای مالی معمولاً شامل مراحل متعدد ثبت درخواست، بررسی اسناد، کنترل بودجه، دریافت تأیید مدیران و انجام پرداخت هستند. اجرای دستی این مراحل میتواند باعث تأخیر، دوبارهکاری، خطا و دشواری در پیگیری درخواستها شود. BPMS با طراحی و اجرای گردشهای کاری مالی، تعیین مسئولیتها، خودکارسازی ارجاعات و ثبت سوابق فعالیتها، فرآیندهای مالی را شفافتر و قابلکنترلتر میکند. در این مقاله با نقش BPMS در اتوماسیون فرآیندهای مالی، کاربرد آن در تأیید فاکتور، پرداخت، بودجه و تنخواه و تفاوت آن با نرمافزار حسابداری و اتوماسیون اداری آشنا میشوید.
واحد مالی یکی از حساسترین بخشهای هر سازمان است؛ زیرا بخش زیادی از درخواستها، پرداختها، فاکتورها، قراردادها و تصمیمهای مدیریتی در نهایت به این واحد میرسند. با افزایش تعداد کارکنان، شعب، پروژهها و تراکنشهای سازمان، مدیریت دستی این فعالیتها دشوارتر میشود. یک درخواست پرداخت ممکن است میان چند مدیر، واحد مالی، واحد حقوقی و واحد درخواستکننده گردش کند و برای تکمیل آن به بررسی اسناد و دریافت تأییدهای متعدد نیاز باشد.
اگر مسیر انجام این فعالیتها مشخص و قابل پیگیری نباشد، احتمال گمشدن اسناد، تأخیر در پرداخت، ثبت اطلاعات ناقص، دوبارهکاری و انجام پیگیریهای تلفنی افزایش پیدا میکند. در چنین شرایطی، استفاده از BPMS میتواند فرآیندهای مالی را از مجموعهای از اقدامات دستی و پراکنده به گردشهای کاری یکپارچه، شفاف و قابل کنترل تبدیل کند.
BPMS با مدیریت مراحل فرآیند، فرمها، قوانین، مسئولیتها و سطوح تأیید، به سازمان کمک میکند درخواستهای مالی را سریعتر پردازش کند و در هر لحظه بداند هر درخواست در چه مرحلهای قرار دارد.
اتوماسیون فرآیندهای مالی چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای مالی به معنای استفاده از ابزارهای نرمافزاری برای دیجیتالیکردن و خودکارسازی فعالیتها، گردش اطلاعات، تأییدها و کنترلهای مالی سازمان است. هدف از اتوماسیون مالی فقط حذف فرمهای کاغذی یا انجام خودکار محاسبات نیست. در اتوماسیون فرآیندهای مالی، تمام مسیر انجام یک کار، از زمان ثبت درخواست تا بررسی، تأیید، پرداخت، ثبت نتیجه و گزارشگیری، بهصورت یکپارچه مدیریت میشود.
برای مثال، در یک فرآیند سنتی پرداخت فاکتور ممکن است کارمند فاکتور را از طریق ایمیل برای مدیر خود ارسال کند، مدیر آن را برای واحد مالی بفرستد و کارشناس مالی پس از بررسی اسناد، تأیید مدیر مالی را دریافت کند. در این مسیر، مشخص نیست فاکتور در چه مرحلهای قرار دارد یا چه مدت نزد هر فرد باقی مانده است.
در یک فرآیند خودکار، اطلاعات فاکتور در یک فرم ثبت میشوند، اسناد مرتبط به آن پیوست میشوند و سیستم براساس مبلغ، واحد درخواستکننده و نوع هزینه، درخواست را در مسیر تعیینشده قرار میدهد.
تفاوت اتوماسیون یک وظیفه با اتوماسیون فرآیند مالی
اتوماسیون یک وظیفه به معنای خودکارکردن یک فعالیت محدود است. برای مثال، محاسبه مالیات، ثبت خودکار یک سند یا ارسال پیام یادآوری را میتوان اتوماسیون وظیفه دانست. اما اتوماسیون فرآیند مالی، کل مسیر انجام کار را پوشش میدهد. در این حالت، ثبت درخواست، کنترل مدارک، بررسی بودجه، تأیید مدیران، انجام پرداخت و ثبت نتیجه به یکدیگر متصل میشوند.
BPMS چیست و چگونه در واحد مالی کار میکند؟
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار، نرمافزاری برای طراحی، اجرا، کنترل، پایش و بهبود فرآیندهای سازمانی است. در واحد مالی،BPMS مشخص میکند یک درخواست چگونه ثبت شود، چه اطلاعات و مدارکی لازم داشته باشد، برای تأیید به چه افرادی ارسال شود و در صورت تأیید، رد یا تأخیر چه اقدامی انجام شود.
فرآیندهای مالی معمولاً شامل مراحل، قوانین و مسئولیتهای متعددی هستند. برای نمونه، مسیر تأیید یک درخواست پرداخت ممکن است براساس مبلغ آن تغییر کند. درخواستهای کممبلغ با تأیید مدیر واحد وارد مرحله پرداخت شوند، اما درخواستهای با مبالغ بالاتر علاوهبر مدیر واحد، به تأیید مدیر مالی یا مدیرعامل نیز نیاز داشته باشند. این قوانین را میتوان در BPMS تعریف کرد تا سیستم بهصورت خودکار هر درخواست را در مسیر مناسب قرار دهد.
اجزای یک فرآیند مالی در BPMS
یک فرآیند مالی در BPMS معمولاً از اجزای زیر تشکیل میشود:
- فرم ثبت درخواست و اطلاعات مالی
- اسناد و فایلهای پیوست
- مراحل بررسی و تأیید
- نقشها و مسئولان هر مرحله
- قوانین و شروط مالی
- مسیرهای تأیید، رد و بازگشت برای اصلاح
- اعلانها و یادآوریها
- تاریخچه اقدامات و تغییر وضعیتها
- گزارشها و شاخصهای عملکرد
مبانی BPM؛ پیشنیاز مدلسازی فرآیندهای مالی با BPMN و BPMS
پیش از خودکارسازی فرآیندهای مالی، باید مشخص شود هر فرآیند چه هدفی دارد، از کجا شروع میشود، چه فعالیتهایی در آن انجام میشوند و خروجی نهایی آن چیست. آشنایی با مبانی BPM کمک میکند فرآیند مالی فقط به شکل یک گردش تأیید ساده طراحی نشود، بلکه ارتباط آن با اهداف، نقشهای سازمانی، شاخصهای عملکرد و سایر فرآیندها نیز در نظر گرفته شود.
نقش BPMS در اتوماسیون فرآیندهای مالی چیست؟
نقش اصلی BPMS ایجاد یک مسیر مشخص، قابل اجرا و قابل اندازهگیری برای فرآیندهای مالی است. این نرمافزار فعالیتهای تخصصی حسابداری را انجام نمیدهد، بلکه جریان انجام کار را میان کارکنان، مدیران و سیستمهای مختلف مدیریت میکند.
استانداردسازی گردش کارهای مالی
در فرآیندهای دستی، ممکن است هر واحد روش متفاوتی برای ارسال درخواست پرداخت یا ثبت هزینه داشته باشد. این تفاوت باعث ناقصبودن اطلاعات و افزایش زمان بررسی میشود. BPMS فرمها، مدارک و مراحل موردنیاز را استاندارد میکند. در نتیجه، تمام درخواستها براساس یک ساختار مشخص ثبت و بررسی میشوند.
خودکارسازی ارجاع و تأیید درخواستها
BPMS میتواند درخواستها را براساس قواعد تعریفشده به افراد مناسب ارجاع دهد. برای مثال، مسیر یک درخواست میتواند براساس مبلغ، نوع هزینه، پروژه، مرکز هزینه یا واحد سازمانی تعیین شود. با این روش، کاربر لازم نیست بداند درخواست را برای چه فردی ارسال کند. سیستم براساس اطلاعات ثبتشده، مسئول مرحله بعد را شناسایی میکند.
اجرای کنترلهای مالی و بودجهای
پیش از تأیید یک درخواست، میتوان کنترلهایی مانند کاملبودن اسناد، وجود قرارداد، رعایت سقف هزینه، اعتبار مرکز هزینه یا وجود بودجه را اجرا کرد. این کنترلها احتمال ارسال درخواستهای ناقص و بروز خطاهای مالی را کاهش میدهند.
مدیریت نقشها و سطوح دسترسی
اطلاعات مالی معمولاً محرمانه و حساس هستند. در BPMS میتوان مشخص کرد هر کاربر به چه فرمها، اطلاعات و اسنادی دسترسی داشته باشد. برای مثال، درخواستدهنده فقط درخواستهای خود را مشاهده کند، مدیر واحد به درخواستهای کارکنان زیرمجموعه دسترسی داشته باشد و کارشناسان مالی بتوانند اطلاعات موردنیاز برای بررسی و پرداخت را ببینند.
ثبت تاریخچه و افزایش قابلیت حسابرسی
تمام اقدامات انجامشده در فرآیند ثبت میشوند؛ از جمله اینکه چه کسی درخواست را ثبت کرده، چه فردی آن را تأیید یا رد کرده و هر مرحله چه زمانی انجام شده است. این تاریخچه، امکان پیگیری تصمیمها و بررسی مسیر تأیید درخواست را فراهم میکند و برای کنترلهای داخلی و حسابرسی اهمیت زیادی دارد.
شناسایی گلوگاههای فرآیند
BPMS مدتزمان توقف درخواست در هر مرحله را ثبت میکند. مدیر مالی میتواند بررسی کند بیشترین تأخیر در کدام مرحله اتفاق میافتد، چه تعداد درخواست معوق وجود دارد و کدام فرآیندها به اصلاح نیاز دارند.
کدام فرآیندهای مالی را میتوان با BPMS خودکار کرد؟
تقریباً هر فرآیند مالی که دارای فرم، مراحل مشخص، مسئولان متعدد و قوانین تصمیمگیری باشد، قابلیت پیادهسازی در BPMS را دارد.
- ثبت و تأیید فاکتورهای خرید: فرآیند تأیید فاکتور میتواند از ثبت اطلاعات و بارگذاری اسناد شروع شود و پس از تطبیق با سفارش خرید، بررسی واحد مربوط، کنترل مالی و تأیید مدیران به مرحله پرداخت برسد.
- درخواست و تأیید پرداخت: کارکنان یا واحدها میتوانند درخواست پرداخت را در یک فرم ثبت کنند. BPMS براساس مبلغ، نوع پرداخت و مرکز هزینه، مسیر تأیید را تعیین میکند.
- درخواست و تخصیص بودجه: درخواست بودجه، بررسی اعتبار، تأیید مدیر مربوط و اعلام نتیجه میتواند در قالب یک گردش کار شفاف مدیریت شود.
- مدیریت تنخواه و بازپرداخت هزینهها: در فرآیند تنخواه میتوان مراحل درخواست وجه، پرداخت، ثبت هزینهها، بارگذاری اسناد، کنترل مانده و تسویه را مدیریت کرد. برای بازپرداخت هزینههای کارکنان نیز میتوان فرم، مدارک لازم، سقف هزینه و مسیر تأیید مشخصی در نظر گرفت.
- کنترل مالی قراردادها: قراردادها معمولاً باید از نظر مبلغ، شرایط پرداخت، تضامین، بودجه و تعهدات مالی بررسی شوند. BPMS میتواند مسیر بررسی را میان واحد درخواستکننده، مالی، حقوقی و مدیریت هماهنگ کند.
- پیگیری مطالبات و سررسیدها: برای مطالبات سررسیدشده میتوان وظایف پیگیری، اعلان، ارجاع و ثبت نتیجه تعریف کرد. به این ترتیب، پیگیری وصول مطالبات به حافظه یا فایلهای شخصی کارکنان وابسته نخواهد بود.
نمونه اجرای BPMS در فرآیند تأیید و پرداخت فاکتور
برای درک بهتر نقش BPMS، میتوان فرآیند تأیید و پرداخت یک فاکتور را بررسی کرد.
- در مرحله نخست، درخواستدهنده اطلاعاتی مانند نام تأمینکننده، مبلغ، شماره فاکتور، مرکز هزینه و شرح خرید را ثبت و اسناد مرتبط را بارگذاری میکند.
- در مرحله بعد، سیستم کاملبودن اطلاعات را بررسی میکند. اگر مدرکی وجود نداشته باشد، درخواست برای اصلاح به ثبتکننده بازگردانده میشود.
- پس از تکمیل مدارک، درخواست برای مدیر واحد ارسال میشود. اگر مبلغ از حد مشخصی بیشتر باشد، تأیید مدیر ارشد یا مدیر مالی نیز به مسیر اضافه خواهد شد.
- واحد مالی پس از بررسی بودجه، قرارداد، سفارش خرید و اطلاعات تأمینکننده، درخواست را تأیید یا برای اصلاح بازمیگرداند. پس از تأیید نهایی، مجوز پرداخت صادر شده و درخواست برای انجام عملیات مالی ارسال میشود.
- در پایان، نتیجه پرداخت، تاریخ آن و شماره سند در فرآیند ثبت و به درخواستدهنده اطلاعرسانی میشود.
آموزش نصب ابزار مدلسازی فرآیند با BPMN 2.0
پیش از پیادهسازی فرآیند تأیید فاکتور در BPMS، میتوان مسیر آن را با استاندارد BPMN مدلسازی کرد. در این مدل، نقطه شروع، فعالیتها، مسئولیت واحدها، مسیرهای تأیید و رد و نقطه پایان فرآیند نمایش داده میشوند.
مدلسازی پیش از اجرا کمک میکند مسیرهای ناقص، تأییدهای غیرضروری و شرایط استثنایی شناسایی شوند.
کارشناسان مالی برای ارسال، دریافت، ارجاع و پیگیری نامههای مالی میتوانند از قابلیتهای نرمافزار مکاتبات اداری استفاده کنند. آشنایی با این امکانات، مدیریت ارتباطات رسمی میان واحد مالی و سایر بخشهای سازمان را سادهتر میکند.
مزایای استفاده از BPMS در واحد مالی
استفاده از BPMS در فرآیندهای مالی مزایای متعددی دارد:
- کاهش زمان تأیید درخواستها و فاکتورها
- حذف بخشی از فعالیتهای دستی و کاغذی
- کاهش ورود چندباره اطلاعات
- کاهش خطا و دوبارهکاری
- جلوگیری از گمشدن درخواستها و اسناد
- افزایش شفافیت و پاسخگویی
- ثبت کامل سوابق تأییدها
- تقویت کنترلهای داخلی
- شناسایی مراحل دارای تأخیر
- دسترسی به گزارشهای لحظهای
- تمرکز بیشتر کارشناسان مالی بر تحلیل و تصمیمگیری
البته خودکارسازی یک فرآیند ناکارآمد لزوماً باعث بهبود آن نمیشود. اگر یک فرآیند دارای مراحل اضافه، تأییدهای غیرضروری یا مسئولیتهای نامشخص باشد، ابتدا باید اصلاح و سپس در BPMS پیادهسازی شود.
مراحل پیادهسازی BPMS در فرآیندهای مالی
اولین مرحله، شناسایی فرآیندهای مناسب است. بهتر است کار از فرآیندهای پرتکرار، زمانبر، دارای تأییدهای متعدد یا مستعد خطا آغاز شود. سپس باید وضعیت فعلی فرآیند بررسی شود. در این مرحله، مسیر واقعی انجام کار، فرمها، مسئولان، قوانین و نقاط تأخیر مشخص میشوند.
پس از تحلیل، مراحل غیرضروری حذف و فرآیند مطلوب طراحی میشود. فرمها، مدل اطلاعات، نقشها، دسترسیها و قوانین تصمیمگیری نیز باید تعیین شوند. در ادامه، فرآیند ابتدا بهصورت آزمایشی اجرا میشود تا مشکلات احتمالی، مسیرهای ناقص و شرایط استثنایی شناسایی شوند. آموزش کاربران نیز بخش مهمی از پیادهسازی است؛ زیرا موفقیت سیستم به پذیرش و استفاده درست کارکنان وابسته است.
آموزش نرمافزار مدیریت فرآیندهای کسبوکار BPMS
در این دوره، مفاهیمی مانند پیادهسازی فرآیند، طراحی فرم، طراحی مدل اطلاعات، تعریف کاربران، گروههای دسترسی و روابط سازمانی آموزش داده میشوند. این موضوعات برای طراحی و اجرای فرآیندهای مالی در BPMS نیز کاربرد دارند.
ثبت و پیگیری درخواستهای مالی در BPMS
یکی از کاربردیترین مزایای BPMS، امکان مشاهده وضعیت درخواستهاست. کارکنان میتوانند درخواستهایی مانند پرداخت، تنخواه، تخصیص بودجه یا بازپرداخت هزینه را از طریق کارتابل ثبت کنند.
پس از ثبت، درخواستدهنده میتواند ببیند درخواست در چه مرحلهای قرار دارد، چه اقداماتی روی آن انجام شده و نتیجه نهایی چه بوده است. این قابلیت، نیاز به تماسهای مکرر با واحد مالی را کاهش میدهد.
آموزش ثبت و پیگیری درخواستها در BPMS چارگون
در این آموزش، نحوه ثبت درخواست از طریق کارتابل، مشاهده آرشیو فعالیتها، رهگیری مراحل و استخراج گزارش آموزش داده میشود. این امکانات برای مدیریت درخواستهای مالی نیز قابل استفاده هستند.
چگونه موفقیت BPMS در واحد مالی را ارزیابی کنیم؟
برای سنجش نتیجه پیادهسازی BPMS باید شاخصهای مشخصی تعریف شوند. برخی از مهمترین شاخصها عبارتاند از:
- متوسط زمان تأیید فاکتور
- متوسط زمان انجام پرداخت
- تعداد درخواستهای مالی معوق
- درصد درخواستهای برگشتی
- تعداد خطاها و ثبتهای تکراری
- مدت توقف درخواست در هر مرحله
- درصد رعایت زمان استاندارد فرآیند
- تعداد مراحل دستی حذفشده
- رضایت کاربران واحد مالی و درخواستدهندگان
مقایسه این شاخصها قبل و بعد از اجرای BPMS نشان میدهد اتوماسیون تا چه اندازه باعث بهبود عملکرد شده است.
جمعبندی
BPMS یکی از ابزارهای مؤثر برای اتوماسیون فرآیندهای مالی است. این سیستم با استانداردسازی فرمها، خودکارسازی ارجاعات، اجرای قوانین، ثبت تأییدها و ارائه گزارشهای مدیریتی، فرآیندهای مالی را شفافتر و قابلکنترلتر میکند. فرآیندهایی مانند تأیید فاکتور، درخواست پرداخت، تخصیص بودجه، تنخواه، کنترل قراردادها و پیگیری مطالبات را میتوان با BPMS طراحی و اجرا کرد.
بااینحال،BPMS جایگزین نرمافزار حسابداری نیست. نرمافزار حسابداری عملیات تخصصی مالی را انجام میدهد و BPMS مسیر انجام کار، مسئولیت افراد و گردش اطلاعات را مدیریت میکند. برای شروع، بهتر است یک فرآیند پرتکرار و قابلاندازهگیری انتخاب شود. پس از تحلیل و اصلاح فرآیند، میتوان آن را با BPMN مدلسازی و در نرمافزار BPMS پیادهسازی کرد.
برای یادگیری این مسیر، مجموعه آموزشهای مدیریت فرآیندها و BPMS آکادمی چارگون مبانی BPM، مدلسازی با BPMN، پیادهسازی فرآیند و ثبت و پیگیری درخواستها را پوشش میدهد. همچنین برای مدیریت نامهها و مکاتبات مالی میتوانید از آموزشهای اتوماسیون اداری دیدگاه استفاده کنید.