گردش کار (Workflow) چیست و چه کاربردی در سازمان دارد؟
Workflow یا گردش کار، مسیر مشخص انجام فعالیتها از نقطه شروع تا رسیدن به نتیجه نهایی است. طراحی درست گردش کار به سازمانها کمک میکند وظایف، مسئولیتها و مراحل تأیید را شفاف کنند، سرعت انجام امور را افزایش دهند و خطا و دوبارهکاری را کاهش دهند. در این مقاله با مفهوم Workflow، اجزای اصلی آن، کاربردهای گردش کار در سازمان و تفاوت آن با BPM، BPMN و BPMS آشنا میشوید. همچنین نحوه مدلسازی و خودکارسازی فرآیندها با استفاده از نرمافزار BPMS بررسی میشود.
در هر سازمان، کارها براساس یک مسیر مشخص پیش میروند؛ حتی اگر این مسیر بهصورت رسمی مستند نشده باشد. برای مثال، درخواست خرید ابتدا توسط کارمند ثبت میشود، مدیر واحد آن را بررسی میکند، واحد مالی بودجه را تأیید میکند و در نهایت سفارش خرید انجام میشود. این زنجیره از فعالیتها یک Workflow یا گردش کار است.
Workflow مشخص میکند هر کار از کجا شروع شود، چه مراحلی را طی کند، مسئول هر مرحله چه کسی باشد و در نهایت به چه نتیجهای برسد. طراحی درست گردش کار باعث میشود فرآیندهای سازمانی سریعتر، شفافتر و با خطای کمتری اجرا شوند. در مقابل، نبود یک مسیر مشخص میتواند باعث سردرگمی درخواستها، افزایش پیگیریهای دستی و اتلاف زمان کارکنان شود.
Workflow یا گردش کار چیست؟
Workflow به مجموعهای از فعالیتها، وظایف، تصمیمها و انتقال اطلاعات گفته میشود که با ترتیب مشخصی انجام میشوند تا یک درخواست یا فعالیت به نتیجه برسد. معادل رایج Workflow در زبان فارسی «گردش کار» است. برای نمونه،Workflow درخواست مرخصی شامل ثبت درخواست، بررسی مدیر، کنترل ماندهمرخصی و اعلام نتیجه است. در این مسیر، مسئول هر مرحله و اقدام بعدی مشخص است. گردش کار ممکن است ساده و کوتاه باشد یا چندین فرد، واحد سازمانی و سامانه نرمافزاری را درگیر کند. نکته مهم این است که نقطه شروع، مراحل انجام کار، مسئولیت افراد و نتیجه نهایی آن مشخص باشد.
اجزای اصلی یک Workflow سازمانی
برای طراحی یک گردش کار قابل اجرا، باید اجزای اصلی آن مشخص شوند:
- نقطه شروع: رویدادی که گردش کار را فعال میکند؛ مانند ثبت درخواست، دریافت سفارش، ورود یک نامه یا رسیدن موعد انجام فعالیت.
- وظایف و فعالیتها: کارهایی که در هر مرحله انجام میشوند؛ مانند تکمیل فرم، بررسی اطلاعات، تأیید درخواست یا ثبت نتیجه.
- نقشها و مسئولیتها: افراد یا واحدهایی که وظیفه انجام هر مرحله را بر عهده دارند. بهتر است مسئولیتها براساس نقش سازمانی تعریف شوند تا گردش کار به حضور یک فرد خاص وابسته نباشد.
- قوانین تصمیمگیری: شرایطی که مسیر گردش کار را تغییر میدهند. برای مثال، درخواست خرید بالاتر از مبلغی مشخص ممکن است علاوهبر مدیر واحد، به تأیید مدیر مالی نیز نیاز داشته باشد.
- اطلاعات و اسناد: فرمها، فایلها، فاکتورها و دادههایی که برای اجرای فعالیتها لازم هستند.
- خروجی نهایی: نتیجهای که پس از پایان گردش کار ایجاد میشود؛ مانند تأیید مرخصی، پرداخت فاکتور، ثبت سفارش یا صدور مجوز.
Workflow چه کاربردی در سازمان دارد؟
گردش کار فقط ترتیب فعالیتها را نمایش نمیدهد؛ بلکه یک مسیر مشخص و قابلکنترل برای انجام امور سازمانی ایجاد میکند.
- استانداردسازی روش انجام کارها: با تعریف Workflow، همه کارکنان از یک روش مشخص برای انجام فعالیت استفاده میکنند. در نتیجه، فرآیندها کمتر تحتتأثیر سلیقه افراد قرار میگیرند و کیفیت اجرای کار ثابتتر میشود.
- مشخصشدن مسئولیت افراد: در هر مرحله مشخص است چه فرد یا واحدی باید اقدام کند. این شفافیت از ارجاعهای اشتباه، پیگیریهای تلفنی و اختلاف درباره مسئولیت انجام کار جلوگیری میکند.
- کاهش خطا و دوبارهکاری: در گردش کارهای دستی ممکن است اطلاعات چند بار در فرمها یا سیستمهای مختلف ثبت شوند. با طراحی Workflow، اطلاعات یکبار ثبت میشوند و در ادامه مسیر در اختیار افراد مرتبط قرار میگیرند.
- افزایش سرعت انجام درخواستها: درخواستها براساس قواعد تعریفشده برای مسئول مرحله بعد ارسال میشوند. همچنین میتوان برای تأخیرها یادآوری یا هشدار تعیین کرد تا کارها مدت زیادی در یک مرحله متوقف نمانند.
- امکان پیگیری و گزارشگیری: وضعیت هر درخواست، مرحله فعلی، اقدامات انجامشده و فرد مسئول قابل مشاهده است. مدیران نیز میتوانند زمان انجام فرآیند، درخواستهای معوق و نقاط دارای تأخیر را بررسی کنند.
تفاوت Workflow و فرآیند کسبوکار چیست؟
Workflow و فرآیند کسبوکار با یکدیگر ارتباط دارند، اما یک مفهوم نیستند. Workflow بیشتر بر ترتیب مراحل و انتقال کار میان افراد یا سیستمها تمرکز دارد. فرآیند کسبوکار مفهوم گستردهتری است و هدف، ورودی، خروجی، منابع، شاخصهای عملکرد و ارزشی را که برای سازمان یا مشتری ایجاد میشود نیز در بر میگیرد. برای مثال، فرآیند خرید سازمان میتواند از نیازسنجی و انتخاب تأمینکننده تا تحویل کالا و تسویهحساب ادامه داشته باشد. درون این فرآیند، چند گردش کار مانند درخواست خرید، تأیید بودجه، ارزیابی تأمینکننده و پرداخت فاکتور وجود دارد.
مبانی BPM؛ پیشنیاز مدلسازی فرآیندها با BPMN و BPMS
برای طراحی یک Workflow اصولی، ابتدا باید مفاهیمی مانند فرآیند، فعالیت، نقش سازمانی، ورودی، خروجی و مدیریت فرآیندهای کسبوکار را شناخت. یادگیری مبانی BPM کمک میکند گردش کار فقط یک فلوچارت نباشد و با اهداف واقعی سازمان و نیازهای اجرایی آن هماهنگ شود.
نمونههای Workflow در بخشهای مختلف سازمان
تقریباً در تمام واحدهای سازمان میتوان گردشهای کاری مشخصی تعریف کرد. برخی از نمونههای رایج عبارتاند از:
- گردش کار درخواست مرخصی و مأموریت
- گردش کار جذب و استخدام نیروی انسانی
- گردش کار درخواست خرید و تأمین کالا
- گردش کار تأیید و پرداخت فاکتور
- گردش کار بررسی و امضای قرارداد
- گردش کار ثبت و رسیدگی به شکایات
- گردش کار مکاتبات و نامههای اداری
- گردش کار درخواست خدمات فناوری اطلاعات
برای مثال، در فرآیند استخدام ممکن است ابتدا مدیر واحد درخواست جذب نیرو را ثبت کند، منابع انسانی درخواست را بررسی کند، مجوز جذب دریافت شود، مصاحبهها انجام شوند و پس از تأیید نهایی، مراحل شروع همکاری در سیستم ثبت شوند.
مراحل طراحی Workflow در سازمان
- انتخاب فرآیند مناسب
بهتر است کار از فرآیندهای پرتکرار، زمانبر، دارای خطای زیاد یا نیازمند پیگیری مداوم آغاز شود. انتخاب یک فرآیند محدود و قابل اندازهگیری، اجرای Workflow را سادهتر میکند.
- بررسی گردش کار فعلی
باید مشخص شود کار اکنون چگونه انجام میشود، چه افرادی درگیر آن هستند، چه اطلاعاتی میان واحدها جابهجا میشود و بیشترین تأخیر یا دوبارهکاری در کدام قسمت رخ میدهد. در این مرحله باید وضعیت واقعی فرآیند بررسی شود، نه مسیری که تصور میکنیم در سازمان اجرا میشود.
- تعیین مراحل و مسئولیتها
نقطه شروع، فعالیتها، تصمیمها، مسیرهای جایگزین، مسئول هر مرحله و خروجی نهایی باید دقیقاً مشخص شوند. همچنین باید شرایطی مانند رد درخواست، بازگشت برای اصلاح یا غیبت مسئول مرحله در نظر گرفته شوند.
- مدلسازی Workflow
پس از جمعآوری اطلاعات، گردش کار به شکل تصویری مدلسازی میشود تا همه افراد درک یکسانی از مسیر فرآیند داشته باشند. مدلسازی با BPMN کمک میکند مسیر Workflow پیش از اجرا بررسی شود، ابهامهای آن کاهش پیدا کند و مسئولیت هر فرد یا واحد بهدرستی نمایش داده شود.
- آزمایش و اصلاح گردش کار
Workflow طراحیشده باید با چند سناریوی واقعی آزمایش شود. مسیر رد درخواست، بازگشت برای اصلاح، نبودن مسئول مرحله و سایر شرایط استثنایی نیز باید بررسی شوند.
- اجرا و بهبود مستمر
پس از اجرا، شاخصهایی مانند زمان تکمیل فرآیند، تعداد درخواستهای معوق، میزان بازگشت درخواستها و نقاط توقف بررسی میشوند. گردش کار باید براساس دادههای واقعی و تغییرات سازمان بهبود پیدا کند.
BPMN یکی از استانداردهای شناختهشده برای مدلسازی فرآیندهای کسبوکار است. در این استاندارد، رویداد شروع و پایان، فعالیتها، تصمیمها و نقشهای درگیر در فرآیند با نمادهای مشخص نمایش داده میشوند.
نرمافزار Workflow چیست؟
نرمافزار Workflow ابزاری است که امکان طراحی، اجرا، ارجاع و پیگیری گردشهای کاری را فراهم میکند. در این نرمافزار میتوان فرمهای موردنیاز را ساخت، نقشها و دسترسیها را تعیین کرد، قوانین شرطی تعریف کرد و درخواستها را بهصورت خودکار میان افراد و واحدها به گردش درآورد.
برای مثال، پس از ثبت درخواست خرید، نرمافزار میتواند آن را براساس واحد درخواستدهنده، مبلغ خرید و ساختار سازمانی برای مدیر مربوط ارسال کند. پس از تأیید نیز درخواست بهصورت خودکار وارد مرحله بررسی مالی یا تأمین کالا شود.
تفاوت Workflow، BPM،BPMN و BPMS چیست؟
| اصطلاح | تعریف | نقش در مدیریت فرآیند |
|---|---|---|
| Workflow | مسیر انجام یک کار از نقطه شروع تا پایان است. | ترتیب فعالیتها، مسئول هر مرحله و نحوه انتقال کار میان افراد یا سیستمها را مشخص میکند. |
| BPM | رویکردی برای شناسایی، طراحی، اجرا، اندازهگیری و بهبود فرآیندهای کسبوکار است. | چارچوب مدیریتی لازم برای تحلیل و بهینهسازی فرآیندهای سازمان را فراهم میکند. |
| BPMN | استانداردی تصویری برای مدلسازی فرآیندها و گردشهای کاری است. | فرآیند را با استفاده از نمادهای استاندارد بهصورت نمودار نمایش میدهد. |
| BPMS | نرمافزاری برای طراحی، اجرای خودکار، کنترل و بهینهسازی فرآیندهای سازمانی است. | مدل فرآیند را به یک گردش کار اجرایی، قابلپیگیری و قابلگزارش تبدیل میکند. |
به زبان ساده، ابتدا فرآیند با رویکرد BPM تحلیل میشود، سپس با استاندارد BPMN مدلسازی میشود و در نهایت با استفاده از BPMS به یک Workflow اجرایی و قابلپیگیری تبدیل میشود.
آموزش نرمافزار مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)
در نرمافزار BPMS میتوان مراحل فرآیند، فرمها، مدل اطلاعات، کاربران، نقشها، دسترسیها و روابط سازمانی را تعریف کرد. به این ترتیب، مدل طراحیشده فقط یک نمودار باقی نمیماند و به فرآیندی تبدیل میشود که کارکنان آن را از طریق کارتابل اجرا و مدیران آن را پایش میکنند. استفاده از BPMS به سازمان اجازه میدهد بدون توسعه جداگانه یک نرمافزار برای هر فرآیند، گردشهای کاری مختلف را طراحی و اجرا کند.
ثبت و پیگیری درخواستها در Workflow چگونه انجام میشود؟
یکی از مهمترین کاربردهای Workflow، مدیریت درخواستهای روزانه کارکنان است. کاربر درخواست خود را از طریق یک فرم ثبت میکند و سیستم براساس نوع درخواست، ساختار سازمانی و قوانین تعریفشده، آن را برای مسئول مرحله بعد میفرستد. در طول مسیر، وضعیت درخواست، مرحله فعلی و سوابق اقدامات قابل مشاهده است. این قابلیت نیاز به پیگیری تلفنی یا مراجعه حضوری را کاهش و امکان گزارشگیری را در اختیار مدیران قرار میدهد.
مزایای خودکارسازی Workflow
خودکارسازی گردش کار میتواند نتایج زیر را برای سازمان به همراه داشته باشد:
- کاهش فعالیتهای دستی و کاغذی
- کوتاهشدن زمان انجام فرآیند
- کاهش احتمال گمشدن درخواستها
- ثبت سوابق و افزایش پاسخگویی
- شناسایی گلوگاهها و مراحل دارای تأخیر
- امکان تصمیمگیری براساس داده
البته خودکارسازی یک فرآیند نامناسب، الزاماً آن را کارآمد نمیکند. پیش از پیادهسازی Workflow باید مراحل غیرضروری حذف، مسئولیتها روشن و قوانین اجرایی اصلاح شوند.
چه فرآیندهایی برای طراحی Workflow مناسبترند؟
فرآیندهایی که پرتکرار هستند، میان چند واحد جریان دارند، مراحل تأیید متعدد دارند، به ثبت سوابق نیازمندند یا در اجرای دستی با تأخیر و خطا روبهرو میشوند، گزینههای مناسبی برای طراحی گردش کار هستند. برای شروع بهتر است یک فرآیند مشخص و قابل اندازهگیری انتخاب شود. پس از اجرای موفق و بررسی نتایج، میتوان تجربه بهدستآمده را در سایر فرآیندهای سازمان به کار گرفت.
جمعبندی
Workflow یا گردش کار، مسیر مشخص انجام یک فعالیت از نقطه شروع تا رسیدن به نتیجه نهایی است. با طراحی گردش کار، مراحل انجام کار، مسئولیت افراد، قوانین تصمیمگیری و اطلاعات موردنیاز شفاف میشوند. این شفافیت به سازمان کمک میکند سرعت انجام امور را افزایش دهد، خطا و دوبارهکاری را کاهش دهد و وضعیت درخواستها را بهتر کنترل کند. با افزایش تعداد کاربران و فرآیندهای بینواحدی،BPMS مدل فرآیند را به یک جریان اجرایی، قابل پیگیری و قابل گزارش تبدیل میکند.
برای یادگیری مرحلهبهمرحله این حوزه، میتوانید ابتدا با مفاهیم BPM آشنا شوید، سپس مدلسازی فرآیند با BPMN را یاد بگیرید و در ادامه، طراحی و اجرای Workflow را در نرمافزار BPMS تمرین کنید. مجموعه آموزشهای مدیریت فرآیندها و BPMS آکادمی چارگون این مسیر را از مفاهیم پایه تا کار با نرمافزار و پیگیری درخواستها پوشش میدهد.