آموزش حرفه‌ای اتوماسیون اداری دیدگاه

مخاطبان این دوره چه کسانی هستند؟

این دوره برای کسانی طراحی شده که می‌خواهند مهارت‌های عملی و کاربردی اتوماسیون اداری را در کمترین زمان یاد بگیرند، از جمله:

• کارمندان و مدیران اداری که می‌خواهند فرآیندهای کاری خود را سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر مدیریت کنند

• دستیاران اجرایی و منشی‌ها که روزانه با نامه‌ها، اسناد و گردش‌های کاری سروکار دارند

• مدیران و رهبران تیم‌ها که می‌خواهند با اتوماسیون، کارها را بهینه و بدون خطا پیش ببرند

• دانشجویان و تازه‌واردان به حوزه اداری که می‌خواهند مهارت‌های عملی و قابل اجرا کسب کنند

• هر کسی که به دنبال یادگیری سریع و کاربردی اتوماسیون اداری است بدون نیاز به دوره‌های طولانی و وقت‌گیر

مزیت این دوره چیست؟

• فیلم‌های کوتاه و گویا مطابق با اصول میکرولرنینگ

• تمرکز روی مهارت‌های عملی و سریع که بلافاصله قابل استفاده هستند

• یادگیری منعطف و در زمان کوتاه، مناسب برای کارکنان و مدیران پرمشغله

اگر می‌خواهید به سرعت در اتوماسیون اداری حرفه‌ای شوید و از نکات کاربردی بهره‌مند شوید، این دوره مخصوص شماست!

• تفاوت آرشیو نامه‌های شخصی و جستجو و گزارش‌گیری

  مدیریت و آرشیو شخصی نامه‌ها و اسناد
  استفاده از ابزارهای جستجو برای دسترسی سریع به اطلاعات
  گزارش‌گیری دقیق از نامه‌ها و اسناد
  صرفه‌جویی در زمان و کاهش سردرگمی در پیگیری‌ها
  منظم‌سازی کارها و مدیریت بهتر مکاتبات روزانه
  تهیه گزارش‌های کاربردی برای تصمیم‌گیری سریع‌تر
• تفاوت مرجع نامه، سوابق نامه و مستندات مرتبط

  در این بخش یاد می‌گیرید چگونه نامه‌ها و اسناد را بر اساس نقش و کاربردشان دسته‌بندی کنید: مرجع نامه: برای ارجاع و مشاهده سریع در آینده سوابق نامه: ثبت تاریخچه و مراحل پیگیری هر نامه مستندات مرتبط: نگهداری اسناد تکمیلی و پیوست‌ها این مهارت باعث می‌شود اطلاعات سازماندهی‌شده و قابل دسترسی باشد و مدیریت نامه‌ها و اسناد در محیط کار سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر انجام شود.
• تفاوت مشاهده پیوست نامه و پیوست ارجاع

  در این بخش می‌آموزید چگونه پیوست‌های نامه‌ها را مدیریت کنید: پیوست نامه: فایل‌ها و مستندات ضمیمه‌شده به خود نامه که قابل مشاهده و استفاده هستند. پیوست ارجاع: فایل‌ها و مستنداتی که در جریان ارجاع به دیگران اضافه می‌شوند و مسیر پیگیری نامه را تکمیل می‌کنند. این تفاوت به شما کمک می‌کند به سرعت پیوست‌ها را شناسایی و به‌صورت دقیق از آنها استفاده کنید و فرآیند کار با نامه‌ها حرفه‌ای‌تر شود.
• از ارجاع تا اختتام پیشنویس

  در این بخش می‌آموزید چگونه پیش‌نویس یک نامه را از مرحله ارجاع تا نهایی‌سازی مدیریت کنید. ارجاع پیش‌نویس: در این مرحله پیش‌نویس برای بررسی، اصلاح یا تکمیل به افراد یا واحدهای مرتبط ارسال می‌شود تا نظر کارشناسی یا تأیید لازم دریافت گردد. بررسی و اصلاح: پس از ارجاع، مسئولان مربوطه می‌توانند متن پیش‌نویس را بررسی کرده و در صورت نیاز تغییرات یا توضیحات لازم را اعمال کنند. اختتام پیش‌نویس: زمانی که بررسی‌ها کامل شد و متن نهایی مورد تأیید قرار گرفت، پیش‌نویس اختتام می‌یابد و آماده ثبت یا ارسال به عنوان نامه نهایی خواهد بود. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا پیش‌نویس‌ها را به‌صورت منظم و مرحله‌به‌مرحله مدیریت کنید و از صحت و کامل بودن مکاتبات پیش از ارسال اطمینان حاصل نمایید.
• از ارجاع تا اختتام نامه

  در این بخش می‌آموزید چگونه یک نامه را از مرحله ارجاع تا اختتام مدیریت کنید. ارجاع نامه: در این مرحله نامه برای اقدام، بررسی یا اعلام نظر به افراد یا واحدهای مرتبط ارجاع داده می‌شود تا پیگیری‌های لازم انجام شود. پیگیری و اقدام: پس از ارجاع، مسئولان مربوطه اقدامات موردنیاز را انجام داده و در صورت لزوم پاسخ یا گزارش مرتبط با نامه را ثبت می‌کنند. اختتام نامه: زمانی که تمامی اقدامات مربوط به نامه انجام شد و فرآیند رسیدگی به پایان رسید، نامه اختتام می‌یابد و پرونده آن بسته می‌شود. این روند به شما کمک می‌کند تا مسیر رسیدگی به نامه‌ها را به‌صورت دقیق دنبال کنید و اطمینان داشته باشید که تمامی مراحل بررسی و اقدام به‌درستی انجام شده است.
• فیلتر و جستجوی مکتوبات در کارتابل

  فیلتر کردن مکتوبات در کارتابل
  جست‌وجوی سریع نامه‌ها و ارجاعات
  پیدا کردن مکتوبات مورد نظر در میان حجم بالای نامه‌ها
  استفاده بهتر از ابزارهای جستجو و فیلتر
  مدیریت مؤثرتر کارتابل روزانه
  صرفه‌جویی در زمان هنگام پیگیری مکاتبات
• نحوه ایجاد و استفاده از برچسب‌ها در مکاتبات

  ایجاد برچسب برای نامه‌ها و مکتوبات
  استفاده از برچسب‌های موضوعی و سازمانی
  افزودن برچسب به مکاتبات اداری
  دسته‌بندی دقیق‌تر نامه‌ها در کارتابل
  جست‌وجوی سریع‌تر مکتوبات با کمک برچسب‌ها
  دسترسی آسان‌تر به پرونده‌ها و مکاتبات مرتبط

• 

  سعیده خراسانیان

  کارشناس آموزش

  کارشناس آموزش با بیش از ۱۰ سال سابقه حرفه‌ای در حوزه آموزش و نظارت است، شامل ۷ سال تدریس زبان انگلیسی و ۱۰ سال فعالیت به‌عنوان سوپروایزر در آموزشگاه‌های زبان. او در طراحی و اجرای برنامه‌های آموزشی مؤثر، مدیریت عملکرد تیم‌های آموزشی و برقراری ارتباط حرفه‌ای با زبان‌آموزان و همکاران تجربه دارد. در حال حاضر در شرکت چارگون مسئول برنامه‌ریزی و هماهنگی دوره‌های آموزش نرم‌افزار، نظارت بر مشارکت فراگیران و بهبود مستمر فرآیندهای آموزشی است. او به یادگیری مداوم، کار تیمی و ایجاد رشد پایدار و معنادار برای افراد و سازمان‌ها علاقه‌مند است. تحصیلات و مدارک: کارشناسی از دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری مدارک بین‌المللی زبان انگلیسی: FCE، CAE، CPE مدرک تدریس زبان انگلیسی: TKT علایق شخصی: کوهنوردی، دویدن و تئاتر؛ فعالیت‌هایی که به حفظ تعادل و انگیزه فردی کمک می‌کنند.

  مطالعه بیشتر