چند نفر از شما امروز مجبور بودهاید همزمان چند نامه، ایمیل و فایل مختلف را پیگیری کنید؟
واقعیت این است که هر نامه و مکاتبه باید یک مسیر مشخص داشته باشد؛ یک مسئول، یک روند روشن و اقداماتی که باید در زمان مناسب انجام شوند. وقتی این ارتباطات پراکنده باشند، پیگیری کارها دشوار میشود، پاسخها با تأخیر انجام میگیرند و گاهی اطلاعات مهم از دست میرود.
با راهکار «مدیریت مکاتبات آوات»، تمام این مسیرها شفاف، منظم و قابل پیگیری میشوند.
تمام مکاتبات داخلی و خارجی سازمان، بههمراه سوابق و پیگیریهای آنها، در یک فضای یکپارچه و همیشه در دسترس قرار میگیرند. گردش هر نامه بهصورت کامل قابل مشاهده است؛ میدانید نامه در چه مرحلهای قرار دارد، چه کسی مسئول آن است و چه اقداماتی تاکنون انجام شده است.
قالبها، سربرگها، پیوستها و امضاها همگی در یک سیستم ساده اما کارآمد، کنار هم قرار دارند تا فرآیند مکاتبات سریعتر و استانداردتر انجام شود. علاوه بر این، با کمک هوش مصنوعی آوات، نگارش نامههای رسمی بسیار سادهتر شده است؛ بدون نیاز به صرف زمان طولانی یا استفاده از اصطلاحات پیچیده.
بدینترتیب حتی اگر اعضای تیم شما در مکانهای مختلف باشند یا چند پروژه را همزمان پیش ببرند،
تمام ارتباطات نوشتاری شما در آوات بهصورت منظم، قابل کنترل و پیگیری خواهد بود،
در این ویدئوی آموزشی، با راهکار «مدیریت مکاتبات اداری» در نرمافزار آوات آشنا میشوید.
در طول روز ممکن است با چندین نامه، ایمیل و فایل مختلف سروکار داشته باشید؛ اگر این اطلاعات پراکنده باشند، پیگیری کارها دشوار میشود و احتمال فراموشی یا تأخیر در پاسخها بالا میرود.
در این آموزش خواهید دید چگونه میتوان تمام مکاتبات داخلی و خارجی سازمان را در یک فضای منظم، شفاف و قابل پیگیری جمعآوری و مدیریت کرد.
راهکار مکاتبات آوات به شما کمک میکند هر نامه مسیر مشخصی داشته باشد، مسئول آن معلوم باشد و تاریخچه کامل اقدامات انجامشده همیشه در دسترس شما باشد.
همچنین با امکاناتی نظیر قالبهای آماده، سربرگها، پیوستها و امضاهای دیجیتال آشنا میشوید که فرآیند نگارش و گردش نامهها را بسیار سریعتر و استانداردتر میکند. حتی میتوانید با کمک هوش مصنوعی آوات، نامههای رسمی خود را تنها با توضیح هدف و دستور کار، در چند ثانیه آماده کنید.
محورهای اصلی آموزش:
– مدیریت مکاتبات چیست و چرا برای سازمانها حیاتی است
– نحوه ایجاد نامههای جدید در سیستم آوات
– آشنایی با کارتابل مکاتبات و معرفی بخشهای مختلف آن
– وضعیتها و گردش نامهها (دریافتی، ارسالی، ارجاعشده و بایگانیشده)
– مفهوم نامههای بسته شده و نحوه مشاهده آنها
– نحوه ثبت رسید انجام برای نامهها
– محل مشاهده و پیگیری نامههای دارای رسید انجام
– مدیریت پیوستها، امضاها و قالبهای رسمی در مکاتبات
– بهرهگیری از هوش مصنوعی در نگارش نامههای اداری
نتیجه آموزش:
پس از مشاهده این آموزش:
– با ساختار و منطق مدیریت مکاتبات در نرمافزار آوات آشنا میشوید
– میتوانید برای تمام مکاتبات اداری مسیر روشن و قابل پیگیری تعریف کنید
– با کارتابل مکاتبات و نحوه ثبت و پیگیری نامهها در سیستم کار خواهید کرد
– یاد میگیرید چگونه برای برخی دسته از نامهها رسید انجام ثبت کنید و نامههای رسیدشده را سریع جستجو کنید
– و در نهایت، تمام ارتباطات نوشتاری سازمان را از وضعیتی پراکنده و زمانبر، به فرآیندی شفاف، یکپارچه و قابل اعتماد تبدیل کنید
مخاطبان این دوره:
– مدیران و کارمندان دبیرخانه و بخشهای اداری
– کارشناسان و مدیران دفاتر سازمانها و شرکتها
– مدیران پروژهها و مسئولان هماهنگی مکاتبات بین واحدی
– مدیران منابع انسانی و پشتیبانی
– کارشناسان فناوری اطلاعات و دفتر مدیرعامل
– مسئولان مکاتبات رسمی با سازمانهای بیرونی
سرفصل
آموزش راهکار مکاتبات آوات
در این سرفصل، شرکتکنندگان با نحوه ثبت، ارسال و پیگیری مکاتبات در نرمافزار آوات آشنا میشوند. آموزش شامل ایجاد نامه جدید، معرفی اجزای کارتابل مکاتبات، شناسایی وضعیتهای مختلف نامهها و شیوه مدیریت آنها در سیستم است.
همچنین به مفهوم «نامههای بسته شده» پرداخته میشود و کاربران یاد میگیرند برای چه دسته از نامهها میتوان رسید انجام ثبت کرد و چگونه میتوان نامههای رسیدشده را در سیستم یافت و پیگیری کرد.
هدف این بخش، توانمندسازی کاربران برای مدیریت کامل، سریع و استاندارد مکاتبات سازمانی است تا هیچ نامه یا اقدام مهمی از دید سیستم و کاربران پنهان نماند.
دارای مدرک کارشناسی مهندسی کامپیوتر (نرمافزار) است و بهعنوان پشتیبان نرمافزار آوات فعالیت میکند. او در حوزه پشتیبانی فنی، رفع اشکال نرمافزاری و پاسخگویی به نیازها و چالشهای کاربران تجربه دارد و نقش مؤثری در تضمین عملکرد صحیح و پایدار سامانه ایفا میکند.
رویکرد دقیق، مسئولیتپذیری و دانش فنی مبتنی بر تحصیلات دانشگاهی باعث شده تا بتواند ارتباط مؤثری با کاربران برقرار کرده و در بهبود تجربه کاربری و افزایش رضایت مشتریان نقش مهمی داشته باشد.
هنوز بررسیای ثبت نشده است.